Spis dokumentacji
Zarządzanie projektem
Generator agendy spotkania
Ułóż punkty spotkania, policz czas każdego etapu i pobierz agendę w PDF.
Generator agendy układa spotkanie w etapy, punkty i podpunkty z czasem w minutach. Sam sumuje czas i wylicza godziny rozpoczęcia każdego etapu. Gotową agendę pobierzesz jako PDF albo dodasz do kalendarza Google.
Kiedy tego użyć
- Jedziesz na pierwsze spotkanie z klientem i chcesz trzymać się kolejności tematów.
- Prezentujesz koncepcję i musisz zmieścić prezentację oraz uwagi w dwóch godzinach.
- Umawiasz naradę z wykonawcami i chcesz wysłać im plan przed spotkaniem.
- Prowadzisz odbiór prac i potrzebujesz listy punktów do sprawdzenia.
- Zbierasz zespół pracowni i chcesz, aby każdy znał swój czas na wypowiedź.
Jak używać
- 1
Wypełnij szczegóły spotkania
Wymagane są „Tytuł spotkania”, „Data spotkania” i „Godzina spotkania”. Reszta pól jest opcjonalna, w tym „Miejsce”, „Spotkanie poprowadzi” oraz „Nazwa pracowni/firmy”.
Wskazówka: W polu godziny wpisz samo „15” albo „1530”. Po wyjściu z pola wartość zmieni się na 15:00 lub 15:30.
- 2
Wybierz szablon albo zacznij od pustej agendy
Karta „Szablon agendy” zawiera pięć gotowych układów w grupie „Predefiniowane”. Twoje zapisane układy pokazują się w grupie „Moje szablony”.
Wskazówka: Wybór szablonu podmienia wszystkie etapy. Zrób to, zanim wpiszesz własne punkty.
- 3
Zbuduj etapy i punkty
Kliknij „Dodaj nowy etap”, a potem „Dodaj punkt do tego etapu”. Każdy punkt ma „Tytuł punktu”, „Opis (opcjonalnie)” i „Czas (min)”. Nowy punkt startuje z 10 minutami.
Wskazówka: Przycisk „Dodaj podpunkt” rozbija punkt na mniejsze kroki po 5 minut. Pole punktu zmienia się wtedy w „Suma (min)”.
- 4
Kliknij „Generuj agendę”
Generator sprawdza tytuł, datę, godzinę i obecność etapów. Braki pokazuje czerwony pasek z listą pól do uzupełnienia.
- 5
Dopracuj wygląd i pobierz plik
Na ekranie „Wygenerowana agenda” wybierz jedną z sześciu palet w sekcji „Wybór szaty graficznej”. Potem kliknij „Pobierz jako PDF” albo „Dodaj do kalendarza Google”.
Wskazówka: Przycisk „Edytuj agendę” wraca do formularza bez utraty wpisanych punktów.
Co potrafi
- Pięć gotowych szablonów spotkań
- Do wyboru spotkanie koncepcyjne, prezentacja projektu, narada techniczna z wykonawcami, odbiór i poprawki oraz spotkanie zespołu pracowni.
- Własne szablony agendy
- Przycisk „Zapisz obecne etapy jako nowy szablon” zapisuje aktualny układ. Menu z trzema kropkami daje „Edytuj szablon” i „Usuń szablon”.
- Trzy poziomy struktury
- Etap zbiera punkty, a punkt może mieć podpunkty. Numeracja w wyniku ma postać 1, 2 oraz 1.1 i 1.2.
- Automatyczne sumowanie czasu
- Podpunkty sumują się do punktu, punkty do etapu, a etapy do łącznego czasu spotkania. Sumy widzisz od razu przy nagłówku etapu.
- Godziny etapów liczone od startu
- Po podaniu godziny spotkania każdy etap dostaje własny przedział, na przykład 10:00 - 10:25. Kolejny etap zaczyna się tam, gdzie kończy poprzedni.
- Minuty albo godziny
- Przy każdym polu czasu wybierasz jednostkę „min” lub „h”. Wartość przelicza się sama, bez utraty wpisanej liczby.
- Spotkanie online i stacjonarne
- Po wyborze „Online” pojawia się pole „Platforma/URL”. Po wyborze „Stacjonarnie” pojawia się pole „Adres”.
- Nagłówek z logo pracowni
- Nazwa pracowni i wgrane logo trafiają na górę wygenerowanej agendy oraz do pliku PDF.
- Sześć palet kolorów
- Do wyboru Naturalna zieleń, Leśna harmonia, Oceaniczny spokój, Łąkowa świeżość, Błękitne niebo i Miętowa cisza. Paleta koloruje pasek etapów.
- Eksport do PDF i do Google Calendar
- PDF w formacie A4 zapisuje się jako Agenda_spotkania_z_dnia_RRRR_MM_DD. Google dostaje wydarzenie z tytułem, miejscem i pełną treścią agendy w opisie.
Dobre praktyki
- Podaj godzinę spotkania. Bez niej wynik nie pokaże paska etapów ani przedziałów czasowych.
- Nazwij etapy, na przykład „Wprowadzenie” i „Analiza potrzeb”. Nazwy pojawiają się pod paskiem i w PDF.
- Zostaw kilka minut zapasu w ostatnim etapie. Generator liczy czas dokładnie i nie dodaje buforu.
- Zapisz sprawdzoną agendę jako szablon. Kolejne spotkanie tego typu przygotujesz w minutę.
O czym pamiętać
- Agenda nie zapisuje się na koncie. Odświeżenie strony czyści szczegóły spotkania i etapy.
- Szablony leżą w pamięci przeglądarki. Na innym komputerze lub po wyczyszczeniu danych ich nie zobaczysz.
- Mimo opisu na karcie wyniku nie ma przycisku kopiowania tekstu agendy. Zostaje eksport do PDF.
- Przycisk „Dodaj do kalendarza ToolArch” nie wykonuje jeszcze żadnej akcji.
Najczęstsze pytania
- Czy potrzebuję konta?
- Tak. Bez logowania trafisz na stronę podglądu pod adresem /preview/generator-agendy.
- Czy mogę ustawić spotkanie na wczorajszą datę?
- Nie. Pole „Data spotkania” przyjmuje dzisiejszy dzień i daty późniejsze.
- Dlaczego nie mogę wpisać czasu punktu?
- Punkt z podpunktami ma pole „Suma (min)” tylko do odczytu. Zmień czasy podpunktów, a suma przeliczy się sama.
- Co trafia do wydarzenia w kalendarzu Google?
- Tytuł spotkania, data i godzina, miejsce oraz pełny tekst agendy w opisie. Długość wydarzenia to suma czasów wszystkich punktów.
- Czy logo ToolArch musi być w PDF?
- Nie. Nad przyciskami eksportu odznacz pole zgody na dołączenie logo w rogu strony.
Otwórz narzędzie i sprawdź to na swoim projekcie.
To narzędzie wymaga zalogowania.